保育園見学の受付をペライチで効率化した方法｜実際の活用事例

城南ルミナ保育園川崎では、ペライチの予約システムを活用して保育園見学の受付を行っています。

導入したことで、電話やメールによる日程調整の負担が減り、見学希望者にも分かりやすい受付方法を提供できるようになりました。

この記事では、実際に運用している事例をもとに、導入理由や活用方法をご紹介します。

なぜペライチの予約システムを導入したのか

ルミナ保育園では、以前から株式会社ペライチのシステムを利用して、保育園のWEBサイトを作成していました。

その中で、見学会の受付や保育参観の出欠確認など、保育園運営のさまざまな場面でもペライチを活用できるのではないかと考え、予約システムを導入しました。

現在では、見学希望者の受付だけでなく、在園児向けの保育参観の申し込みなどにも活用しています。

導入前に感じていた課題

導入前は、見学希望者との日程調整では、メールや電話で複数回やり取りが発生することもありました。

見学希望の問い合わせを受けた後、メールで候補日を案内しても返信がないことがあります。また、保育園側の都合のよい時間に電話で連絡しようとしても、相手につながらないことも少なくありませんでした。

保育園では、子どもたちの保育を行いながら事務対応を進める必要があります。そのため、見学日程の調整に何度もやり取りが発生すると、職員の負担にもつながります。

そこで、見学希望者が自分の都合に合わせて空いている日程を選べる仕組みを作ることで、園側・保護者側の双方にとって分かりやすい受付方法にしたいと考えました。

ペライチを選んだ理由・使い続けている理由

費用対効果が高い

当社では複数の保育園を運営していますが、1園あたりの費用感を抑えながら予約受付の仕組みを導入できています。

当社の場合、複数園で運用していることもあり、1園あたりの費用は年間でおおよそ6,000円程度に抑えられています。

電話対応やメール対応にかかっていた時間を考えると、費用対効果は高いと感じています。

見学受付以外にも活用できる

ペライチの予約システムは、保育園見学の受付だけでなく、さまざまな用途に活用できます。

特に保育園では、保護者向け行事や個別面談など、事前申し込みが必要な機会が多くあります。

そのため、一度仕組みを作ってしまえば、見学受付以外にも幅広く活用できます。

その他にも、入園説明会、個別相談、保育参観のスケジュール調整など、保育園運営の中で「申し込みを受け付けたい場面」に応用しやすい点が魅力です。

リマインド配信ができる

ペライチでは、予約者に対して事前のリマインド配信を設定することもできます。

例えば、見学日の数日前に自動で案内メールを送ることで、予約忘れや無断キャンセルの防止につながります。

保育園側から個別に連絡しなくても、必要な案内を自動で届けられるため、運用面でも大きなメリットがあります。

操作が比較的わかりやすい

専門的な知識がなくても、管理画面から日程や時間枠を設定できるため、保育園の現場でも運用しやすいと感じています。

見学対応が可能な日を園で決め、その日程を入力しておけば、あとは見学希望者がWEB上で申し込みできます。

実際の設定方法について

今後の記事では、実際の設定画面のスクリーンショットを交えながら、ペライチの予約システムの使い方を紹介していく予定です。

例えば、以下のような内容を順番に解説していきます。

保育園での運用方法

実際の運用はとてもシンプルです。

まず、保育園側で見学対応が可能な日程を決めます。その後、ペライチの予約管理画面に日程を入力します。

見学希望者は、WEBサイト上から空いている日程を選んで申し込みを行います。申し込み後は、園側にも通知が届くため、予約状況を管理画面で確認できます。

これにより、電話やメールで何度も日程調整を行う必要が少なくなり、見学受付の流れがスムーズになります。

予約者が自分で日程を選択できるようになったことで、電話やメールでの調整回数が大幅に減りました。

また、受付状況を一覧で確認できるため、見学対応の漏れ防止にもつながっています。

初めてペライチを使う方へ

こちらのページをご覧いただいた方で、初めてペライチを利用する方には、キャンペーンコードをご案内できます。

「保育園見学の受付をWEB化したい」「イベント受付を効率化したい」という方は、こちらよりぜひお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせフォームの【お問い合わせ内容】に「キャンペーンコード希望」と必要事項をご入力のうえ送信してください。

なお、個別の設定支援や運用サポートをご希望の場合は、有料にて対応しております。

こんな保育園におすすめ

このような保育園には、ペライチの予約システムは非常に相性が良いと感じています。